Persondatapolitik (GDPR)

Opdateret 05-04-2024

Generelt
Denne politik om behandling af personoplysninger (“Persondatapolitik”) beskriver, hvorledes Dansk Avis Omdeling A/S og dao Distribution Øst A/S (“dao”, “os”, “vores”, “vi”) indsamler og behandler oplysninger om dig.

Persondatapolitikken gælder for personoplysninger, som du afgiver til os, eller som vi behandler ved, at du har bestilt et brev elle en pakke hos os eller en af vores samarbejdspartnere. dao er dataansvarlig for dine personoplysninger.

Hvilke personoplysninger indsamler vi og til hvilke formål
Vi behandler forskellige personoplysninger til forskellige formål:

• Når du sender og modtager forsendelser

Formål
Vi behandler personoplysninger for at kunne levere, sortere, omdirigere og returnere forsendelser, sende notifikationer til modtageren, og for at modtageren løbende kan spore forsendelserne, og for at kunne bevise over for afsenderen, at forsendelsen er leveret.

Vi behandler også personoplysninger, som er nødvendige ved erhvervskunder eller samarbejdspartnere, herunder for at kunne kommunikere, administrere konti og give adgang til kundeportal.

Vi behandler også personoplysninger, når det er påkrævet ifølge lovgivning eller myndighedsafgørelser. Vi behandler også personoplysninger for at kunne kommunikere med dig, fakturere, udvikle og teste vores IT-systemer, for at kunne udarbejde anonymiseret statistik og for at kunne tilbyde yderligere ydelser, der er naturligt forbundet med leveringen af ydelsen.

dao har som regel ikke kendskab til indholdet af forsendelser, og dermed har vi ikke dataansvar for de personoplysninger, som indgår i indholdet. I de tilfælde hvor vi får kendskab til indholdet, har vi heller ikke dataansvar for indholdet, da behandlingen af personoplysningerne, herunder at få kendskab til indholdet, ikke er vores primære ydelse, og vi ikke afgør, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler behandlingen foretages.

Hvis afsenderen af en pakke har valgt e-mailadvisering, kan vi dele modtagerens navn og e-mailadresse med Trustpilot A/S. Vi gør brug af Trustpilot til at gennemføre kundetilfredshedsmålinger for at kunne forbedre vores produkter og tjenesteydelser. Trustpilot anvender kun personoplysningerne til kundetilfredshedsmålinger.

Personoplysninger
Vi behandler personoplysninger om dig som kunde og modtager eller afsender af forsendelserne, f.eks. navn, adresse, mobilnummer og/eller e-mail, og er forsendelsen sendt med krav om underskrift, behandler vi underskriften. For erhvervskunder behandler vi typisk oplysninger om navn, jobtitel, arbejdsmobilnummer, arbejdsstedets navn og adresse. Ved fortoldning, behandler vi også betalingsoplysninger ved toldbetaling.

Behandlingsgrundlag
Vores behandling sker enten på grundlag af databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b eller f, om opfyldelse af en aftale, og vores legitime interesse.

• Når du bruger vores digitale kanaler

Formål
Vi har og bruger forskellige digitale kanaler fx vores hjemmesider, apps, platforme og de sociale medier, som vi er til stede på. Når du bruger vores digitale kanaler, behandler vi personoplysninger for at kunne:

Når du bruger vores digitale kanaler, at vi behandler personoplysninger for at kunne levere ydelsen. Når du f.eks. søger på vores hjemmeside, køber produkter via vores hjemmesider eller apps eller følger med i vores nyheder på sociale medier, behandler vi dine personoplysninger i den forbindelse, for at kunne levere ydelsen, og for at indsamle anonymiseret statistik, så vi kan skabe bedre brugeroplevelser.

Oplysninger
Vi behandler dine personoplysninger, f.eks. navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse. Hvis du har købt noget online, behandler vi betalings oplysninger. Vi kan indsamle personoplysninger så som transaktionshistorik og tekniske data om de enheder, du bruger for at få adgang til dao’s digitale kanaler, f.eks. IP-adresse.

Behandlingsgrundlag
Vores behandlinger sker på grundlag af databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f, om vores legitime interesse.

• Deltagelse i konkurrencer

Formål
Når du deltager i konkurrencer, kundeundersøgelser eller markedsføringsaktiviteter, som dao arrangerer, behandler vi dine personoplysninger, f.eks. kontakt oplysninger, bidrag til konkurrencer, synspunkter, præferencer og andre personoplysninger, du har angivet, eller som kan udledes af dine svar.

Behandlingsgrundlag
Vores behandlinger sker enten på grundlag af databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a, b eller f, om henholdsvis samtykke, opfyldelse af en aftale og vores legitime interesse.

Opbevaring
Oplysningerne opbevares i op til 2 mdr. efter endt konkurrence, hvorefter de slettes.

• TV-overvågning

Formål
Vi behandler billedmateriale fra TV-overvågning af dao’s egne faciliteter, fx lagerområder. Vi behandler videooptagelserne for at for at skabe sikkerhed og tryghed for vores ansatte, leverandører og kunder, for at undersøge evt. kvalitetsbrist i forbindelse med vores processer, for at beskytte ansattes, kunders og vores værdier og tilvejebringe forsikringsmæssig dokumentation herunder dokumentation i forbindelse med ulykker og tilskadekomst, for at forebygge og opklare kriminalitet og andre utryghedsskabende hændelser, for at forebygge og opklare uautoriseret indtrængen på vores ejendom, for at tilvejebringe og undersøge dokumentation i forbindelse med arbejdsulykker m.v. til brug forebyggelse og minimering af fysiske risici.

Oplysninger
Hvis du fremgår af billedmateriale fra TV-overvågning på en sådan måde, at du kan identificeres, er der tale om en personoplysning.

Behandlingsgrundlag
Vores behandlinger sker primært på grundlag af databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f, om vores legitime interesse, som her er at forfølge de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis billedmaterialet fra TV-overvågningen viser strafbare forhold og/eller indeholder følsomme personoplysninger, er behandlingsgrundlaget for behandlingen databeskyttelseslovens § 8, stk. 3-5, jf. GDPR, art. 9, stk. 2, litra f, om forfølgning af retskrav. Dette er også behandlingsgrundlaget ved tvister om erstatning.

Hvis vi videregiver videooptagelser til politiet, kan det ske efter databeskyttelseslovens § 8, stk. 3-5, GDPR, artikel 6, stk. 1, litra e og f, samt artikel 9, stk. 2, litra f. Desuden gælder TV-overvågningslovens § 4c. (TV-overvågningsloven, LBK nr. 182 af 24/02/2023, https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2023/182)

Opbevaringsperiode
Vi opbevarer billeder fra vores overvågningskameraer i højst 30 dage undtagen i tilfælde af igangværende undersøgelser, som kan føre til, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
***

Videregivelse
Vi bruger leverandører og samarbejdspartnere, som varetager opgaver for os. Det betyder, at dine personoplysninger behandles af leverandører og samarbejdspartnere (databehandlere), når det er nødvendigt for, at databehandleren kan udføre den pågældende opgave for dao.

Vi beskytter dine personoplysninger ved overførsel af personoplysninger til databehandlere i tredjelande, dvs. uden for EU/EØS, som kan ske f.eks. ved hosting- eller supportydelser fra en af vores databehandlere. Vi sørger for et overførselsgrundlag og et tilstrækkeligt beskyttelses niveau.

Opbevaringsperioder
Vi behandler kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålene med behandlingen, for at overholde en aftale med dig, når vi har en legitim interesse, for at opfylde vores retlige forpligtelser, eller når en behandling er nødvendig, for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Derefter sletter vi dine personoplysninger. Det er således især formålet med behandlingen og nødvendigheden af opbevaring, der bestemmer, hvor længe vi gemmer personoplysninger.

Opbevaring af IP-adresse
Når du besøger vores hjemmeside, kan vi behandle oplysninger om din IP-adresse i forbindelse med brug af funktionen “Find din pakke” med henblik på at undgå overbelastning af systemet. Vi opbevarer oplysninger indsamlet i den forbindelse i 3 timer.

Dine rettigheder
Med henblik på at skabe åbenhed omkring behandlingen af dine oplysninger skal vi, som dataansvarlig, oplyse dig om dine rettigheder.

Indsigtsretten
Du er til enhver tid berettiget til at anmode os om oplysning om blandt andet, hvilke oplysninger vi har registreret om dig, hvilket formål registreringen tjener, hvilke kategorier af personoplysninger og modtagere af oplysninger der evt. måtte være, samt oplysning om hvorfra oplysningerne stammer.

Du har ret til at få udleveret en kopi af de personoplysninger, som vi behandler om dig. Hvis du ønsker en kopi af dine personoplysninger, skal du sende en skriftlig anmodning til kundeservice@dao.as. Du får herefter en erklæring, du skal udfylde. Du skal herudover dokumentere, at du er den, du udgiver dig for at være. Herefter får du svar tilbage indenfor 4 uger normalt.

Retten til berigtigelse
Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af os. Såfremt du bliver opmærksom på, at der er fejl i de oplysninger, som vi har registreret om dig, opfordres du til at rette skriftlig henvendelse til os, så oplysningerne kan blive korrigeret.

Retten til sletning
I visse tilfælde har du ret til at få alle eller visse af dine personoplysninger slettet af os, fx hvis du tilbagekalder dit samtykke, og vi ikke har et andet retsgrundlag for at fortsætte behandlingen. I det omfang en fortsat behandling af dine oplysninger er nødvendig, fx for at vi kan overholde vores retlige forpligtelser, eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, er vi ikke forpligtede til at slette dine personoplysninger.

Retten til at begrænse behandlingen til opbevaring
Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger til kun at bestå af opbevaring, fx hvis du mener, at de oplysninger, vi behandler om dig, ikke er korrekte.

Retten til dataportabilitet
Du har i visse tilfælde ret til at få personoplysninger, som du selv har givet os, udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbar format og har ret til at overføre disse oplysninger til en anden dataansvarlig.

Sletning af persondata
Oplysninger indsamlet i forbindelse med behandling af din forsendelse vil som udgangspunkt blive slettet 1 år efter datoen, hvor din pakke er modtaget. Oplysninger kan dog gemmes i længere tid, hvis vi har et legitimt behov for længere opbevaring, fx hvis det er nødvendigt for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller hvis opbevaring er nødvendig for, at vi kan opfylde lovkrav. Regnskabsmateriale opbevares i 5 år til udgangen af et regnskabsår for at opfylde bogføringslovens krav.

Sikkerhed
Vi har gennemført passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, ændres eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges. Kun medarbejdere, der har et reelt behov for at få adgang til dine personoplysninger for at udføre deres arbejde, har adgang til disse.

Klager
Du har til enhver tid ret til at indgive en klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby over vores behandling af dine personoplysninger. Klage kan blandt andet indgives på mail dt@datatilsynet.dk eller telefon +45 33 19 32 00.

Kontaktoplysninger
Dansk Avis Omdeling A/S er dataansvarlig for de persondata, vi behandler i forbindelse med din forsendelse.

Hvis du har spørgsmål eller bemærkninger til denne Persondatapolitik, eller ønsker du at gøre brug af en eller flere af dine rettigheder, så udfyld dette skema. Det skal scannes og sendes til daolog@dao.as. Husk at vedhæfte billede eller scan af legitimationspapirer.

Der kan gå op til 4 uger, førend du får svar.